הוראות ניהול פנקסי חשבונות
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג – 1973.
הוראות ניהול פנקסי חשבונות הינם כללים לניהול מערכת החשבונות בספרי העסק.
הוראות אלה מפרטות אילו רישומים חייב לנהל עוסק בהתאם לאופי העסק והיקף פעילותו. מטרת הוראות אלו הינה ביקורת על דיווחיו החשבונאיים של העוסק לרשויות המס.
סטייה מהוראות ניהול ספרים עשויה להוביל לפסילת ספרי העסק וכנגזרת מכך לשומה לפי מיטב השפיטה וכן לקנס כספי ניכר, לכן יש ליישם את הוראות אלו באופן דקדקני על מנת להימנע מאי נעימות מול רשויות המס.
כל עוסק נדרש לנהל את ספריו בהתאם לתוספת אליה הוא מסווג בהוראות ניהול ספרים על פי עיסוקו לרבות אך לא רק יצרנים, סיטונאים, קבלנים, רופאים, סוכני ביטוח וכיו"ב, תוך בחינת היקף מחזור עסקו ומספר עובדים אשר מועסקים על ידו.
ספרים נפוצים שעוסק צריך לנהל:
ספר הזמנות – שובר הזמנה המונפק בעת קבלת הזמנת סחורה או שירות מהלקוח, מהווה הסכם בין הצדדים לקיום העסקה. בספר הזמנות יכללו הפרטים הבאים: תאריך ההזמנה, פרטי הלקוח ותיאור הטובין המוזמן מהלקוח. ספר הזמנות יהיה בספר כרוך ממוספר במספרים עוקבים.
חשבונית מס – חשבונית מס מונפקת בעת אספקת סחורה או מתן שירות והינה הוכחה לביצוע העסקה ודרישה לתשלום מהלקוח.
בחשבונית מס יש לכלול פרטים מסויימים כגון: פרטי העוסק, פרטי הלקוח, תאריך הוצאת החשבונית, פירוט הסחורה או פירוט מתן השירות, כמות היחידות שנמכרו, מחיר יחידה, מחיר החשבונית לפני מס ערך מוסף, שיעור המס הגלום בחשבונית המס וסכום החשבונית כולל מע"מ. חשבונית מס תיערך בספר כרוך וממוספר במספרים עוקבים.
ככלל, חשוב לזכור כי מועד הפקת החשבונית הוא מועד הדיווח בגין ההכנסה לצרכי מע"מ.
שובר קבלה – שובר הקבלה הוא אחד מהמסמכים המרכזיים לתיעוד עסקאות המניבות הכנסה, אשר מטרתו היא לתעד כל תקבול בעסק. מועד הוצאת קבלה הינו עם קבלת התשלום וללא דיחוי. אי רישום קבלה באופן מיידי עשוי להיחשב כסטייה מהותית בניהול ספרי העסק. בשובר הקבלה יש לציין את פרטי עוסק, פרטי המשלם, הסכום שהתקבל, מספר חשבונית אליה משתייך התקבול, תאריך הוצאת הקבלה, נתקבלה תמורה בשיק או כרטיס אשראי יש לכלול את פרטי השיק או כרטיס האשראי. שובר קבלה יהיה בספר כרוך וממוספר במספרים עוקבים.
שובר הקבלה כשלעצמו מעיד אך ורק על קבלת התקבול והוא לא תמיד מייצג הכנסה שיש לדווח עליה.
ספר קופה - בספר הקופה נרשמות תנועות כניסה ויציאה של מזומנים מקופת העסק. ניהול ספר קופה איננו נדרש מכל העוסקים ולצורך קביעה בדבר הכרחיות ניהולו יש לבחון את אופי העסק והוראת החוק הרלוונטית החלה עליו.
קופה רושמת - זהו אמצעי שבו נרשמים תקבולים מלקוחות, ואשר עומד בכללים ובקריטריונים שהותוו לסוג ציוד זה בחקיקה. מטרת הקופה הרושמת היא לחסוך לעסקים המבצעים מספר רב של עסקאות במהלך היום הנפקת חשבונית מס ספציפית בגין כל עסקה. העוסק מקליד את התקבול בקופה הרושמת ומפיק ללקוח פלט הכולל את הסכומים ששילם לרבות רכיב המע"מ המגולם בעסקה.
תעודת משלוח – תעודת משלוח תיערך לכל משלוח של סחורה מן מהעסק, לרבות סחורה שטרם נמכרה. אין חובת הוצאת תעודת משלוח במקרה בו נשלחה הסחורה עם חשבונית המס. תעודת משלוח תכלול את הפרטים הבאים: פרטי העוסק, פרטי הלקוח, תאריך המשלוח, תיאור הטובין, כמות היחידות שנשלחו וחתימת העוסק. תעודת משלוח תיערך בספר כרוך וממוספר במספרים עוקבים.